Møtende representanter i råd og utvalg sitter ved møtebordet sammen med leder, administrativ representant og politisk sekretær. I formannskaps- og kommunestyremøter har gruppene faste plasser i salen, og ordfører sitter sammen med varaordfører, kommunedirektør og politisk sekretær.
Tilhørere skal vises til plasser utenom møtebordet, og skal ikke gis ordet under møtet.
Møtet ledes av utvalgs- eller rådsleder. Formannskaps- og kommunestyremøtene ledes av ordfører. I leders fravær, skal nestleder lede møtene, og dersom ingen av disse er tilstede, skal det velges en møteleder ved alminnelig flertall.
Bruk av møteportal:
Møtende representanter skal benytte Møteportalen, slik at de kan holde seg orientert om gangen i sakene, kunne fremme forslag og votere elektronisk. Møteportalen krever innlogging med BankID.
Møtet åpnes:
- Godkjenning av innkallingen
- Godkjenning av sakslista
- Valg av representanter til å godkjenne protokollen
- Annet (eksempelvis spørsmål, referatsaker m.v.)
Saksbehandlingen starter:
I råd og utvalg er det møteleder som leser opp hvilken sak som er til behandling, og redegjør for den, slik saksordfører gjør i formannskaps- og kommunestyremøtene. Les mer om saksordførerrollen her
Ordet gis deretter fritt, og representantene viser ved håndsopprekning om de ønsker ordet. Møteleder gir ordet. I råd og utvalg framfører representantene sitt innlegg fra sin plass, og i formannskaps- og kommunestyremøter skal innlegg framføres fra talerstolen.
Representanten skal alltid henvende seg til møteleder eller ordfører - ikke til forsamlingen, d.v.s. at innlegg i formannskaps- og kommunestyremøter skal åpne med "ordfører".
Administrativ representant kan tegne seg for å svare på spørsmål fra representantene.
Å fremme forslag:
Alle forslag skal fremmes via Møteportalen. Dette gjør at forslaget blir synlig for møtende representanter og politisk sekretær.
Votering:
Når saken synes ferdig debattert, skal møteleder gi beskjed om at votering skal starte, og hvis det er flere forslag, hvordan voteringen skal foregå. Politisk sekretær setter forslag opp til elektronisk votering, og avslutter voteringen når alle har stemt. Møteleder leser så opp voteringsresultatet.
Møtende representanter har plikt til å votere.
Protokoll:
Politisk sekretær ferdigstiller protokollen etter møteslutt. De representantene som er valgt til å godkjenne protokollen, blir igjen i møterommet, og får tilsendt protokollen på epost. Representantene leser igjennom protokollen, og sender tilbake med sin merknad til politisk sekretær, vedlagt protokoll.