Innsynsrett i offentlige dokumenter

Du har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og alle slags registre. Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak i lov. Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis. Et dokument er ikke bare papirbasert informasjon, men i prinsippet all informasjon som er lagret. Du har likevel bare innsyn i databaser hvis informasjonen kan søkes opp på en enkel måte.

Eksempler på dokumenttyper du kan kreve innsyn i er:

• politiske møter
• byggesaker
• kommunale planer
• revisjonsrapporter
• kunngjøringer fra kommunen.

Alle har ifølge Offentlighetsloven rett til å kreve innsyn i kommunens saksdokumenter, journaler og andre register.

Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.

Kommunen kan ta betalt for utskrifter, kopier og utsendelse når antallet er over 100 sider i en sak. Da kan det kreves en krone per ark utover 100 og betaling for hele utsendelsen. For høykvalitetskopier gjelder det egne regler.

Miljøinformasjonsloven
Offentlegforskrifta
Offentleglova
Arkivlova

Sør-Varanger kommunes postjournal finner du på kommunens hjemmesider, og er en oversikt over all korrespondanse i kommunen, der alle inngående og utgående brev ligger som pdf-filer. Samtidig er konfidensielle opplysninger skjermet for innsyn. Den offentlige journalen har et etterslep på tre dager. 

Når du har funnet et dokument som du ønsker innsyn i, og som ikke ligger i postlisten, kan du bestille dokumentet enten skriftlig eller muntlig. Kommunen har plikt til å hjelpe deg til å finne dokumenter gjennom arkivsystemet. 

Innsynsbegjæringen sendes: postmottak@svk.no, eller ved personlig oppmøte, eller per post til Sør-Varanger kommune, boks 406, 9915 Kirkenes. 

Det er sentralarkivet i Sør-Varanger kommune som behandler innsynsbegjæringer.

Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig. Det betyr vanligvis samme dag eller innen 1-3 arbeidsdager. Hvis du ikke har mottatt svar innen 5 arbeidsdager fra kommunen mottok kravet ditt, regnes dette som et avslag.

Hvis kravet ditt blir avslått, skal kommunen vise til den bestemmelsen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om klageadgangen og klagefristen. Statsforvalteren er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen. Du har også klagerett hvis du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet. Dette regnes da som et avslag.

Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I tilknytning til klagebehandlingen kan statsforvalteren også bestemme at dokumentet skal gjøres kjent helt eller delvis etter regelen om merinnsyn. 

Ansvarlig avdeling:

Arkivtjenesten ved Sør-Varanger kommune.